Zapier – Koppel al je favoriete apps aan elkaar

Stel je voor: je bent in Bali, de zon gaat onder, en je bedrijf draait op autopilot. Terwijl jij een cocktail bestelt, worden er automatisch facturen verstuurd, klantenservice-tickets aangemaakt en nieuwe volgers toegevoegd aan je mailinglijst.

Dit klinkt als een droom, maar het is de realiteit voor veel digitale nomaden. Het geheim?

Een tool die al je apps met elkaar laat praten, zonder dat jij er continu bovenop hoeft te zitten. Dat is precies wat Zapier doet. Het is de digitale lijm die je workflow sluit en je locatie-onafhankelijke leven makkelijker maakt.

Veel ondernemers denken dat ze een dure programmeur nodig hebben om dit soort automatiseringen op te zetten. Niets is minder waar. Met Zapier bouw je in een middag een systeem dat je honderden uren per jaar bespaart. Het enige wat je nodig hebt, is een beetje logisch nadenken en de juiste apps. In dit artikel leg ik je exact uit hoe je dat doet, welke fouten je moet vermijden en hoe je het gratis kunt testen.

Wat wordt bedoelt met Zaps?

Voordat we de diepte in duiken, even de basis. Een "Zap" is simpelweg een werkje dat Zapier voor je uitvoert. Stel: je krijgt een nieuwe betaling via je website.

Dat is de trigger. De actie die je wilt?

Een SMS versturen naar je klant om te bedanken. Die combinatie van trigger en actie is een Zap.

Zaps bestaan uit twee delen: een trigger (het startsignaal) en een of meer acties (wat er moet gebeuren). Je kunt het zo gek maken als je wilt. Een trigger kan een nieuwe e-mail zijn, een nieuwe bestelling in Shopify, of zelfs een gemist telefoontje via een VoIP-dienst.

De actie kan zijn: een notitie toevoegen aan Trello, een factuur aanmaken in Moneybird, of een SMS versturen via Smstools.

De kracht zit hem in de eenvoud. Je klikt in een visuele editor de blokjes aan elkaar. Geen code, geen ingewikkelde scripts. Als je eenmaal doorhebt hoe het werkt, wil je niet anders meer. Je bouwt een eigen 'bedrijfsbrein' dat nooit slaapt.

Waar kun je Zapier voor gebruiken?

Als digitale nomade is je tijd je kostbaarste bezit. Je wilt niet de hele dag bezig zijn met administratieve rompslomp. Zapier helpt je om die rompslomp te elimineren.

Je kunt het gebruiken voor bijna elke denkbare combinatie van apps. Denk aan het automatiseren van je e-mailmarketing, het bijhouden van je uren, of het managen van je klantenservice.

Een heel concrete toepassing voor de nomade: het bijhouden van je reiskosten. Je kunt een Zap maken die elke keer als je een vlucht boekt via een bepaalde e-mail, die direct toevoegt aan een Google Sheet.

Zo heb je aan het einde van het jaar direct je boekhouding op orde. Handig voor de belastingdienst, zonder dat je er moeite voor doet. En er is meer.

Je kunt Smstools koppelen aan Slack. Stel: er is een noodgeval op je server, dan krijg je een berichtje in Slack, maar óók een SMS op je telefoon, voor het geval je geen internet hebt.

Die dubbele waarschuwing kan je redden als je ergens in de jungle zit en je website down gaat. Met meer dan 1000+ apps die je kunt koppelen, is de kans groot dat jouw favoriete tools al ondersteund worden.

SMS berichten versturen via Zapier

Smstools is een krachtige speler in de Nederlandse markt voor SMS-automatisering. Hun integratie met Zapier is goud waard voor ondernemers die direct contact willen met hun klanten. In plaats van dat je handmatig apps moet bouwen, kies je in Zapier voor Smstools als 'actie' app.

Stel je voor dat je een online cursus verkoopt. Zodra iemand betaalt via Mollie (wat ook te koppelen is), wil je ze een welkomst-SMS sturen met de inloggegevens.

Je stelt in Zapier de trigger in: "Nieuwe betaling in Mollie". Vervolgens kies je als actie: "Verstuur SMS via Smstools".

Je typt je berichtje: "Hey [Naam], welkom! Je inlog vind je hier: [link]. Succes!" Deze automatisering zorgt voor een hogere betrokkenheid.

Een SMS wordt vaak direct gelezen, terwijl een e-mail in de spam kan belanden.

Het is persoonlijker en directer. Ideaal voor het bevestigen van afspraken, het noteren van snelle ideeën of het bedanken van klanten na een aankoop.

Praktische voorbeelden om Zapier voor je te laten werken

Theorie is leuk, maar laten we het hebben over hoe je het echt inzet.

Inactieve inschrijvers terugwinnen? Gebruik de re-engagement funnel

Deze voorbeelden zijn specifiek gericht op het leven van een digitale nomade en locatie-onafhankelijke ondernemer. Het is vervelend als mensen zich uitschrijven of stoppen met interactie. Met Zapier kun je een herstelstrategie opzetten. Stel: iemand opent je e-mail niet meer na 30 dagen.

Dat is je trigger. Zapier kan deze persoon automatisch taggen in MailChimp en een specifieke SMS via Smstools sturen.

Customer Journey: Zo breng je de klantreis in kaart

Die SMS bevat iets waardevols, bijvoorbeeld: "Hey, we missen je! Hier is een kortingscode voor 20% korting op je volgende bestelling." Dit is een automatische manier om je omzet te boosten zonder dat je er elke dag aan hoeft te denken.

Je bouwt een relatie op, zelfs als je zelf aan het surfen bent. Waarom zou je raden wat een klant doet als je het gewoon kunt zien? Met Zapier kun je een compleet overzicht bouwen van hoe mensen met je bedrijf interacteren.

Een lead die je website bezoekt via Facebook, kan automatisch toegevoegd worden aan een Google Sheet of een CRM zoals Pipedrive. Vervolgens trigger je een actie: stuur een e-mail via MailBlue.

Segmentatie in nieuwsbrieven – hoe je écht relevant wordt voor verschillende doelgroepen

Als ze daarop klikken, kan er een tweede actie volgen: stuur een SMS met een uitnodiging voor een videogesprek. Op deze manier begeleid je de klant stap voor stap, volledig geautomatiseerd. Je ziet precies waar ze vastlopen en kunt je funnel optimaliseren.

Een grote fout die ondernemers maken, is iedereen hetzelfde bericht sturen. Dat werkt niet.

Met Zapier kun je moeiteloos segmenteren. Stel: je verkoopt zowel een product voor beginners als voor gevorderden.

Als iemand via een formulier aangeeft "gevorderd" te zijn, activeer je een Zap die ze in de "Gevorderden"-lijst van je e-mailtool plaatst.

Gratis: E-mailmarketing Handboek

Tegelijkertijd kun je ze een SMS sturen met een link naar een geavanceerde video. Zo voelt je communicatie persoonlijk en relevant, wat je conversie flink verhoogt. Wil je nog dieper duiken in hoe je dit combineert met e-mail? Er zijn genoeg resources beschikbaar, waaronder handboeken die specifiek ingaan op de combinatie van e-mail en SMS.

Gebruik deze kennis om je funnel te verstevigen. Het gaat erom dat je de tools niet alleen naast elkaar gebruikt, maar ze echt met elkaar laat samenwerken.

Hoe begin je? (En wat kost het?)

Je hoeft geen duur abonnement te nemen om te beginnen. Zapier biedt een gratis account aan. Hiermee mag je maximaal 100 taken per maand uitvoeren.

Een "taak" is elke actie die Zapier voor je doet. Als je een Zap bouwt die een e-mail verstuurt en daarna een SMS, zijn dat twee taken per trigger.

Voor veel starters is 100 taken genoeg om te testen of het werkt. Als je bedrijf groeit, schaal je op naar een betaald abonnement.

De prijzen variëren, maar verwacht rond de €20 tot €50 per maand voor de eerste serieuze plannen. Let op: Smstools zelf rekent kosten per verstuurde SMS (dit is geen onderdeel van je Zapier-abonnement). Houd hier rekening mee in je berekeningen.

Een gouden tip: bouw eerst je Zaps uit in een gratis account en check je planning tussen verschillende tijdzones. Test ze grondig.

Pas als je ziet dat je boven de 100 taken per maand komt of complexere functies nodig hebt (zoals 'Filters' of 'Paths'), stap dan over op een betaald plan. Zo voorkom je onverwachte kosten.

Tips om fouten te voorkomen

Er zijn valkuilen waar veel beginners intrappen. De grootste is te complex beginnen.

Begin met één simpele Zap. Bijvoorbeeld: "Als ik een nieuwe volger op Instagram krijg, stuur me een e-mailnotificatie."

Een andere valkuil is het negeren van de Nederlandse taal. Zorg dat je communicatie (zowel in e-mails als SMS'jes) in het Nederlands is als je Nederlandse klanten hebt. Smstools en MailBlue ondersteunen dit volledig, maar jij moet de instellingen goed zetten.

Niets is onprofessioneler dan een automatische e-mail in het Engels naar een klant die alleen Nederlands spreekt. Combineer tools slim.

Gebruik Smstools voor dringende berichten, Slack voor interne notificaties en e-mail voor de wat langere inhoud. Zo houd je je communicatiekanalen schoon en effectief. Je workflow wordt een soort van tweede natuur. Met Zapier bouw je niet alleen aan je bedrijf, maar aan je vrijheid. De tijd die je wint, investeer je in wat er echt toe doet: nieuwe plekken ontdekken, vrienden maken over de wereld, en genieten van het leven dat je zelf hebt ontworpen. Vergeet ook niet om onderweg documenten te scannen met je smartphone, zodat je altijd je administratie op orde hebt.